Nếu mọi quyết định đều cần bạn xác nhận, người nhận việc có thể không biết giới hạn quyền hạn của mình. Giao việc hiệu quả cần tiêu chuẩn đầu ra và điểm kiểm tra, cùng phạm vi quyết định được tổ chức cho phép.
Giao kết quả, quyền tự quyết và ngưỡng báo lại
Bạn nghỉ phép ba ngày. Điện thoại vẫn họp đủ ba ngày.
“Không có em thì phòng này không chạy được.” Nghe rất đáng tự hào. Nhưng cũng đáng để nhìn lại.
Nếu một đề xuất thanh toán, một báo cáo hoặc một ngoại lệ đều phải chờ bạn, đội ngũ có đủ quyền và thông tin để tự làm chưa?
Giao việc xong rồi kiểm tra từng bước có thể khiến người nhận quen chờ. Còn giao việc mà không nói tiêu chuẩn lại khiến họ dễ làm lệch.
Bạn có thể bắt đầu bằng việc chọn một đầu việc thường xuyên, phù hợp để giao. Nói rõ kết quả cần đạt, phạm vi được tự quyết và trường hợp phải báo lại.
Chẳng hạn: “Em hoàn thiện báo cáo theo tiêu chuẩn này. Nếu dữ liệu thiếu hoặc có chênh lệch vượt ngưỡng đã thống nhất, báo anh trước thời điểm này.”
Sau đó theo dõi ở mốc đã hẹn, thay vì kiểm tra liên tục.
Khả năng lên vai trò lớn hơn cần cả bằng chứng rằng đội ngũ của bạn có thể vận hành tốt.
Bài tập áp dụng vào công việc
Chọn một việc định kỳ và viết hướng dẫn một trang: đầu ra, tiêu chuẩn, dữ liệu đầu vào, quyền tự quyết, tình huống phải báo lại và mốc kiểm tra. Đề nghị người nhận giải thích cách xử lý một ngoại lệ giả định. Sau khi giao, rà ở mốc đã hẹn thay vì yêu cầu cập nhật từng thao tác.
Khi thực hành, dùng dữ liệu bạn được phép tiếp cận và chia sẻ. Có thể viết bản nháp với thông tin đã ẩn danh trước khi trao đổi. Sau đó ghi lại phản hồi và điều cần điều chỉnh; một lần thực hành cho bạn dữ liệu để học tiếp, chưa đủ để kết luận năng lực đã thay đổi.
Câu hỏi thường gặp
Giao việc có làm giảm vai trò của trưởng phòng?
Vai trò quản lý được thể hiện qua khả năng tạo điều kiện cho đội làm tốt và xử lý ngoại lệ đúng lúc. Giao việc cần phù hợp quyền hạn, năng lực và cơ chế kiểm soát của tổ chức.
Chọn bước phát triển tiếp theo
Nếu tình huống này đang cản trở bước tiến nghề nghiệp, hãy bắt đầu từ phiếu đánh giá 7 năng lực. Bạn cũng có thể tìm hiểu Seen in the Room — coaching 1:1 trong 8 tuần để thực hành trên báo cáo, sáng kiến và cuộc trao đổi thật của mình.
Đặt lịch cuộc gọi với Hiền Lê để đánh giá năng lực, làm rõ điểm nghẽn và xem chương trình coaching có phù hợp không. Việc được ghi nhận và thăng tiến còn phụ thuộc năng lực, nỗ lực, cơ hội và quyết định của tổ chức.
Đọc tiếp về định vị & ghi nhận
Vì sao làm tốt vẫn chưa được thăng chức? Cách chuẩn bị bằng chứng
Trưởng phòng luôn chữa cháy: cách chuyển sang xây dựng hệ thống